Terms & Conditions

VELMA-Buchungsbedingungen

§ 1 Allgemeines
Die nachfolgenden Bestimmungen sollen die Rechtsbeziehungen zwischen den Models/Talents, Agenturen und jeweiligen Kunden verbindlich regeln, soweit im Einzelfall nicht ausdrücklich abweichende Vereinbarungen getroffen werden. Die Mitglieder des VELMA, die von ihnen vertretenen Models/Talents und deren Kunden sollen vor branchenunüblichen Erwartungen und Forderungen geschützt werden.

§ 2 Buchungsgrundlagen
(1) Die Agentur gibt Erklärungen gegenüber dem Kunden im Namen und im Auftrag des Models/Talents ab. Als Kunde gilt derjenige, der bei der Agentur bucht, soweit nicht ausdrücklich bei der Buchung etwas anderes schriftlich vereinbart wird.
(2) Der Kunde schuldet der Agentur die Vermittlungsprovision. Diese beträgt, soweit nicht anders vereinbart, 20% des vereinbarten Honorars zzgl. MwSt.. Die umfangreiche und zeitintensive Durchführung der Flugbuchungen wird zusätzlich berechnet.
(3) Jegliche Haftung der Agentur aus dem vermittelten Rechtsverhältnis ist ausgeschlossen. Der Kunde ist nicht berechtigt, Forderungen gegen das Model/Talent mit dem Provisionsanspruch der Agentur aufzurechnen oder ein Zurückbehaltungsrecht geltend zu machen.
(4) Der Kunde schuldet die Vermittlungsprovision auch für Folgebuchungen, solange das Model/Talent sich von der Agentur vertreten lässt. Er verpflichtet sich, Direktbuchungen unter Umgehung der Agentur zu unterlassen.

§ 3 Buchungsmodalitäten
(1) Optionen
Optionen sind terminverbindliche Reservierungen. Eine Option verfällt, wenn nicht spätestens drei Werktage (bis 18.00 Uhr) vor Tätigkeitsbeginn oder innerhalb von einem Werktag nach Aufforderung durch die Agentur eine Festbuchung erfolgt. Samstag und Sonntag sind keine Werktage. Es gilt deutsche Zeitrechnung.
Optionen werden nach Buchungseingang notiert. Handelt es sich nicht um eine erste Option, wird dem Kunde der Rang der Option mitgeteilt. Verfällt eine Option, rücken nachfolgende Optionen in der Rangfolge auf.
(2) Festbuchungen
Festbuchungen sind für beide Seiten verbindlich. Sie sind auf Verlangen des Kunden durch die Agentur unverzüglich schriftlich zu bestätigen unter Angabe der wesentlichen Einzelheiten.
(3) Wetterbuchungen
Wetterbedingte Buchungen müssen ausdrücklich als solche bezeichnet werden. Liegen die Wetterbedingungen nicht vor oder ist die Wetterlage unklar, kann der Kunde die Buchung gegenüber der Agentur bis spätestens eine Stunde vor dem vereinbarten Arbeitsbeginn absagen. Für diesen Fall beträgt das Ausfallhonorar 50% des vereinbarten Honorars.

§ 4 Annullierung
(1) Eine Festbuchung kann aus wichtigem Grund annulliert werden. Einen wichtigen Grund zur Annullierung stellen auch Umstände dar, die eine Durchführung der Festbuchung wirtschaftlich unzumutbar machen. Die Annullierung ist der Agentur unverzüglich mitzuteilen.
(2) Die Annullierung hat so viele Werktage vor Arbeitsbeginn zu erfolgen, wie Arbeits- und Reisetage gebucht worden sind, mindestens jedoch 3 Werktage.
(3) Erfolgt die Annullierung vor 12 Uhr mittags, so ist dieser Tag bei der Berechnung mitzuzählen. Samstag und Sonntag sind keine Werktage. Es gilt deutsche Zeitrechnung.
(4) Tages- und Stundenbuchungen sind 24 Stunden vor Arbeitsbeginn zu annullieren.
(5) Erfolgt die Annullierung durch das Model/Talent, wird die Agentur sich nach besten Kräften bemühen, gegebenenfalls unter Einschaltung anderer Agenturen, für den Kunden einen adäquaten Ersatz zu finden.
(6) Erfolgt eine Annullierung nicht rechtzeitig oder ohne wichtigen Grund, ist das vereinbarte Honorar zu bezahlen.

§ 5 Arbeitszeit
(1) Bei einer Tagesbuchung beträgt die Arbeitszeit 8 Stunden, bei einer Halbtagsbuchung 4 Stunden.
(2) Die Arbeitszeit beginnt mit dem Eintreffen des Models/Talents am vereinbarten Arbeitsort beim Kunden zur vereinbarten Zeit. Vorbereitungen wie Make-up und Frisur zählen zur Arbeitszeit.
(3) Überstunden werden mit 15% des vereinbarten Tageshonorars pro angefangene Stunde vergütet. Eine Überschreitung der Arbeitszeit bis zu 30 Minuten wird aus Kulanz nicht berechnet.
(4) Die gemeinsame An- und Abreise von Model/Talent und Kunde zwischen Hotel und Arbeitsort (location) zählt zur Arbeitszeit. An- und Abreise (zusammen) bis zu einer Stunde pro Tag werden aus Kulanz nicht berechnet.

§ 6 Honorar
Das Honorar umfasst das Tageshonorar und das Entgelt für Nutzungsrechte, Buyout, zzgl. MwSt., soweit diese anfällt.
Das Honorar bei Halbtagsbuchungen beträgt bei am Arbeitsort ansässigen Models/Talents mindestens 60% des Tageshonorars. Halbtagsbuchungen von anreisenden Models/Talents und Stundenbuchungen bedürfen immer einer gesonderten Vereinbarung.

§ 7 Reisekosten
(1) Reisetageersatz
Die An- und Abreise des Models/Talents zum und vom Arbeitsort wird nur vergütet, wenn sie ganz oder teilweise während der üblichen Arbeitszeit von Models/Talents erfolgt. Der Reisetageersatz beträgt:
bis zu 2 Arbeitstage: 1 Tageshonorar,
 bis zu 4 Arbeitstage: 1/2 Tageshonorar,
 ab 5 Arbeitstage: kein Reisetageersatz, es sei denn, die An- bzw. Abreise erstreckt sich über einen ganzen Arbeitstag.
(2) Reisespesen
Bei am Arbeitsort ansässigen oder nicht angereisten Models/Talents werden Übernachtungs- und Verpflegungskosten nicht erstattet.
Bei gemeinsamen Reisen werden ab Flughafen/Bahnhof des abreisenden Models/Talents die entstandenen Reise- Verpflegungs- und Übernachtungskosten vom Kunden getragen. Die Erstattung erfolgt entweder pauschal nach den steuerlichen Richtsätzen pro Arbeitstag oder gegen Vorlage der Belege.

§ 8 Zahlungskonditionen
Das Honorar einschließlich Ausfallhonorar, Reisetageersatz und Reisespesen, sowie die Agenturprovision sind nach Rechnungserhalt ohne Abzug zu bezahlen, ausgenommen geltende Steuergesetze.

§ 9 Reklamationen, Haftung
(1) Bei Reklamationen hat der Kunde umgehend die Agentur zu informieren und die Reklamationsgründe darzulegen. Es sind unverzüglich Fotos zum Nachweis der Reklamation zu erstellen und der Agentur per E-Mail zu übersenden. Sodann ist das Model/Talent ausdrücklich von seiner Arbeitspflicht zu entbinden. Für Hairstyling, Styling und Make-up ist das Model/Talent nicht verantwortlich. Werden mit dem Model/Talent dennoch Aufnahmen gemacht, so gilt dies als Verzicht des Kunden auf jegliche Reklamation.
(2) Bei schuldhafter Verspätung des Models/Talents (Verschlafen, verpasstes Flugzeug etc.) hat das Model/Talent entsprechend länger zu arbeiten. Ist dies aufgrund besonderer Umstände nicht oder nur teilweise möglich, so verliert das Model/Talent seinen anteiligen Tageshonoraranspruch auf der Grundlage des Überstundenhonorars.
(3) Bei besonders risikoreichen Aufnahmen hat der Kunde eine entsprechende Versicherung für das Model/Talent abzuschließen. Ist der Agentur das einzugehende Risiko bei der Buchung nicht ausdrücklich mitgeteilt worden, ist das Model/Talent berechtigt, seine Leistung zu verweigern und erhält ein Ausfallhonorar in Höhe von 70 % des vereinbarten Gesamthonorars.
(4) Weitergehende Ansprüche richten sich nach den allgemeinen gesetzlichen Bestimmungen. Die Haftung des Models/Talents sowie seiner Agentur aus jedwedem Rechtsgrund ist auf das zweifache Gesamthonorar beschränkt, ausgenommen bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit.

§ 10 Nutzungsrechte
(1) Soweit nicht ausdrücklich anders vereinbart, werden mit dem vereinbarten Honorar die Nutzungsrechte an den Aufnahmen ausschließlich dem genannten Kunden ein Jahr innerhalb der BRD für den vereinbarten Verwendungszweck, das vereinbarte Produkt und die vereinbarte Nutzungsform eingeräumt. Die Jahresfrist beginnt mit der tatsächlichen Nutzung, spätestens 6 Monate nach Erstellung der Aufnahmen.
(2) Jede weitergehende Nutzung, insbesondere für Poster, Plakate, Verpackungen, Displays, Videos, sowie jede Nutzung des Namens eines Models/Talents bedarf einer ausdrücklichen schriftlichen Einwilligung durch die Agentur.
(3) Nutzungsrechte werden erst durch Zahlung des vereinbarten Entgelts eingeräumt. Jegliche Nutzung vor vollständiger Zahlung des vereinbarten Entgelts ist unzulässig.

§ 11 Schlussbestimmungen
(1) Zwischen den Parteien dieser Buchungsbedingungen, Agentur, Kunde und Model/Talent, findet deutsches Recht Anwendung. Erfüllungsort für alle Verpflichtungen aus der Buchung im Zusammenhang mit Nutzungsrechten ist der Sitz der Agentur.
(2) Der Kunde verpflichtet sich, Änderungen oder Ergänzungen der Buchungen und Abweichungen von diesen Buchungsbedingungen nur nach vorheriger Absprache mit der Agentur vorzunehmen und es zu unterlassen, Models/Talents während der Arbeitstage zu Buchungsänderungen oder Buchungsergänzungen anzuhalten.
(3) Die Gültigkeit der Buchungsbedingungen wird durch die etwaige Ungültigkeit einzelner Bestimmungen nicht berührt. An Stelle einer unwirksamen Bestimmung gilt dasjenige als vereinbart, was dem angestrebten Zweck möglichst nahe kommt. Entsprechendes gilt für die Ausfüllung von Vertragslücken.
(4) Gerichtsstand für Vollkaufleute, juristische Personen des öffentlichen Rechts und Kunden ohne allgemeinen Gerichtsstand in Deutschland ist der Sitz der Agentur.

 

VELMA Booking conditions

Article 1 General Remarks
The following provisions are intended to govern legal relations between models/talents, agencies and the respective clients in a binding manner, unless other agreements shall have been expressly made for specific cases. The members of VELMA, the models/talents they represent and the clients of these models/talents shall be protected from expectations and demands which are not common practice in the trade.

Article 2 Basis for booking
(1) The agency shall make declarations to the client in the name and on behalf of the model/talent. A client shall be defined as one who books with the agency, unless otherwise agreed in writing at the time of booking.
(2) The client shall owe the agency a commission. Unless agreed otherwise, this commission shall amount to 20% of the payment plus VAT. The carrying out of extensive and time-consuming flight bookings will be billed separately.
(3) The agency shall not bear any liability arising from this arranged legal relationship. Any claims of the client against the model/talent may not be offset against the agency’s claim to a commission, nor shall the client be entitled to exercise a right of retention.
(4) The client also shall owe the agency a commission for subsequent bookings as long as the model/talent is represented by the agency. The client shall undertake to refrain from direct bookings which circumvent the agency.

Article 3 Details of Bookings
(1) Options 
Options are reservations subject to a binding date. An option shall terminate if the client shall not make a confirmed booking no later than three workdays (by 6:00 p.m.) before the start of work or within one workday after being requested to do so by the agency. Saturdays and Sundays shall not be considered workdays. German calendar time shall apply. 
Options shall be noted down in the order in which they are received. If a client’s option is not the first option for a specific model/talent, the client shall be informed of his option’s priority. If an option should lapse, subsequent options shall move up in priority.
(2) Confirmed bookings 
Confirmed bookings shall be considered binding for both parties. At the client’s request, the agency must confirm them in writing without delay, indicating essential details.
(3) Weather-related bookings 
Weather-related bookings must be expressly denoted as such. If weather conditions are not as desired or if they are unforeseeable, the client may cancel the booking with the agency up to one hour before the agreed start of work. In this case, the cancellation fee shall amount to 50% of the agreed payment.

Article 4 Cancellation
(1) A confirmed booking can be canceled for cause. Cause for cancellation shall also be conditions which make the confirmed booking economically unacceptable. The agency must be informed of the cancellation without delay.
(2) The cancellation must be made as many workdays before the start of work as the number of workdays and travel days that have been booked, however a minimum of three days beforehand.
(3) Should the cancellation be made before 12 noon, this day shall count in making the calculation. Saturday and Sunday shall not be considered workdays. German calendar time shall apply.
(4) Bookings by the day or hour must be canceled 24 hours before the start of work.
(5) If the model/talent should make the cancellation, the agency shall make every effort, even calling in another agency if necessary, to find an adequate substitute for the client.
(6) If the cancellation should be late or without cause, the agreed payment must be paid.

Article 5 Working Hours
(1) The working hours for a booking by the day shall amount to eight hours, for a half-day booking, four hours.
(2) The working hours shall begin when the model/talent meets the client at the agreed location at the agreed time. Preparations such as makeup and hair styling shall count as working hours.
(3) Overtime shall be remunerated at 15% of the agreed daily fee for each hour or part of an hour. If the working hours are exceeded by 30 minutes or less, this will be considered a favour and not put to account.
(4) Travel model/talent together with the client from the hotel to the place of work (location) and back again shall be included in the working hours. Travel time amounting to a maximum of one hour per day shall be considered a favor and not put to account.

Article 6 Payment
The payment shall include the daily fee and the buyout for rights of usufruct plus any VAT which may apply.
The payment for half-day bookings shall amount to at least 60% of the daily fee for models/talents residing at the location. Half-day bookings and bookings by the hour shall always require a separate agreement for models/talents who must travel to the place of work.

Article 7 Travel Expenses
(1) Recompense for days of travel 
The models/talents traveling to and from the location shall only be recompensed if it falls, in whole or in part, within the usual working hours for models/talents. The recompense for days of travel shall amount to:
up to 2 workdays: 1 daily fee
, up to 4 workdays: 1/2 daily fee
, 5 or more workdays: no recompense for days of travel,
 unless the traveling time takes up an entire workday.
(2) Travel expenses 
Models/talents residing at, or not traveling to, the location shall not receive a refund for costs of overnight stays or accommodations. 
For all trips taken together with the model/talent, the client shall bear the costs of travel, overnight stays and accommodations from the airport or train station from which the model departs. The remuneration shall be made in a lump sum conforming to the standard fiscal rate per workday or upon submission of the receipts.

Article 8 Terms and Conditions of Payment
The payment, including cancellation payment, recompense for days of travel, travel expenses and agency commission shall be due upon receipt with no discounts, except tax regulations.

Article 9 Complaints, Liability
(1) In the event of complaints, the client must inform the agency immediately and state the grounds for the complaint. Photographs must be taken immediately and send to the agency via e-mail to provide evidence for the complaint. The model/talent must then be expressly released from the obligation to work. The model/talent shall not be considered responsible for hair styling, styling and makeup. If photographs are nevertheless taken using the model/talent, the client shall be considered as having waived all rights to complaint.
(2) If the model/talent should be to blame for arriving late (due to oversleeping, missing a flight, etc.), the model/talent shall accordingly be obliged to work longer. If, owing to specific circumstances, this should prove to be partially or entirely impossible, then the model/talent shall lose the proportionate claim to a daily fee on the basis of the overtime rate.
(3) The client must take out an appropriate insurance policy for models/talents involved in particularly hazardous shots. If the agency was not expressly informed of the hazard at the time of booking, the model/talent shall be entitled to refuse performance and shall receive a cancellation fee in the amount of 70% of the entire fee which was agreed.
(4) Further claims shall be subject to general statutory regulations. The models/talents liability as well as that of the agency, on any legal grounds whatever, shall be restricted to double the amount of the total fee, except in cases of gross negligence and wrongful intent.

Article 10 Rights of Use, Buyout
(1) Unless otherwise agreed, paying the agreed models/talents fee shall give the client exclusively all rights of use to the photographs for one year within the territory of the Federal Republic of Germany for the agreed use, the agreed product and the agreed form of use. The limit of one year shall begin at the time of first actual use, but no later than six months after the photographs were taken.
(2) Any utilizations going beyond those listed above, in particular for posters, billboards, packaging, displays, videos, as well as any use of the models/talents name, shall require the express written consent of the agency.
(3) Rights of use shall not be granted until the agreed buyout has been paid. Any utilization before the agreed amount has been fully paid shall be prohibited.

Article 11 Final Provisions
(1) German law shall apply to all parties to these booking conditions, agency, client and model/talent. Place of performance for all obligations arising from the bookings in connection with rights of use shall be the place of business of the agency.
(2) The client shall undertake to make alterations or supplements to the bookings and deviations from these booking conditions only after previous consultation with the agency and shall refrain from enjoining the models/talents to alter or make additions to the bookings during the days of work.
(3) Should any individual provisions of these booking conditions be ineffective, this shall not affect the validity of the remaining provisions. In the place of the ineffective provision, that provision shall be considered agreed which best approximates the original intent and purpose. The same applies to filling loopholes in the contract.
(4) Legal venue for fully qualified merchants (under the German Commercial Code), legal entities under public law and clients without a place of general jurisdiction in Germany shall be the place of business of the agency.

 

VELMA Buyoutbedingungen

Prozentsätze beziehen sich auf das jeweilige Tageshonorar und verstehen sich als Prozentsatz für die jeweilige Nutzungsart pro Jahr:

ANZEIGEN

Printads

PLAKATE

18/1,Citylights

POS

Aufst.*

VKF

Brosch.*

TV

All St.

Kino
A – Countries 100 % 100 % 50 % 100 % 300 % 150 %
B – Countries 50 % 50 % 25 % 50 % 100 % 50 %
D, A, CH 150 % 150 % 75 % 150 % 450 % 200 %
USA 400 % 400 % 200 % 400 % 600 % 300 %
GUS 300 % 300 % 150 % 300 % 400 % 200 %
Africa 200 % 200 % 100 % 200 % 300 % 150 %
Asia 500 % 500 % 250 % 500 % 1.000 % 500 %
Europe 700 % 700 % 400 % 800 % 1500 % 700 %
S. America 400 % 400 % 200 % 400 % 600 % 300 %
USA,Canada 500 % 500 % 250 % 500 % 1.000 % 500 %
Worldwide 1.000 % 1.000 % 500 % 1.000 % 2.000 % 1.000 %

A: France, Germany, Canada, Great Britain, Italy, Russia, Spain, China, Japan, Turkey, Australia,

B: Argentinia, Austria, Belgium, China, Czech Republic, Denmark, Finland, Greece,Hungary, Ireland, Mexico, Netherlands, Norway, Poland, Portugal, Singapore, South Africa, Sweden, Switzerland, Thailand,
etc.

GUS: Armenia, Azerbaidzhan, Geor­gia, Belarus, Kazakhstan, Kyrgyzstan,
Mol­dova, Tadzhikistan, Turkme­nistan, Uzbekistan

POS* = Aufst. + POS-Akt.

VKF* = Brosch., Aufkl., Einladungen, Packaging

Clients homepage/ Onlineshops Germany 100%
Viral Marketing (Social Media, Email-Mailings, YouTube) 100%
Aggressive Webadvertising (Banner, Popup, Apps, Downloads, Prerolls, Layer Ads, Ad-Clips, Web-sponsoring, Skyscraper, Rectangle)       in Germany 150%
Instagram/ Facebook per 10 K Follower    10%
Product Exclusivity in Germany 300%
Below the Line Germany: POS, VKF, PR 200%
Above the Line Germany: Print, Brochure, Flyer, Catalogue, TV, Billboard,
Online (Bannerschaltungen, Search engine Advertising),                   PR , VKF       
700%
Trade Fairs Germany:  50%